Waar blijft de tijd

Waar blijft de tijd?

Time management in vogelvlucht

 

Door Erik van Dijk, trainer Kaderschool

 

Politiek is veeleisend en hectisch. Uit ons eigen onderzoek naar de werkdruk van raadsleden bleek dat ruim 50% van hen meer dan 12 uur per week met het raadswerk bezig is. Zij zijn vooral bezig met stukken lezen en vergaderen. Er zijn altijd stapels papier, die een politicus en ook een bestuurder uren zoet kunnen houden. Waar haal ik de tijd vandaan?

Vaak zijn er ook onverwachte ontwikkelingen, die zowel urgent als belangrijk zijn (of lijken te zijn). Hoe blijf ik de baas over mijn kostbare tijd? Hoe voorkom ik dat mijn agenda bepaald wordt door de doelen, eisen, oprispingen en soms ook de luiheid of slordigheid van anderen? Hoe kom ik af van dat gevoel geleefd te worden? Oftewel: hoe manage ik mijn tijd?

 

Er zijn heel veel verschillende aanvliegroutes denkbaar bij dit onderwerp. Van de onderliggende levenshouding tot praktische tips en trucs. Ik loop in dit artikel alle mogelijkheden kort langs.

 

Levenskunst

De diepste onderliggende vraag bij het bezig zijn met timemanagement is ‘hoe sta ik in het leven’? Waar vind ik en hoe houd ik innerlijke rust, temidden van drukke tijden en veeleisende omstandigheden? Eerlijk gezegd is daar vanuit de katholieke traditie meer over nagedacht dan vanuit de calvinistische. In de traditie waarin de meeste ChristenUnie-mensen staan draait het om toewijding, veel presteren, altijd nuttig bezig zijn, altijd klaar staan voor anderen en ga zo maar door. Hoe vaak denken wij na over rust nemen, balans zoeken, werken aan een gezond levensritme? Persoonlijk moet ik heel vaak teruggaan naar de waarheid dat God van me houdt, zelfs al doe ik niet veel. Of anders gezegd: ik hoef Zijn goedkeuring niet te verdienen met hard werken. In Christus heb ik die goedkeuring al. Ik ben in Zijn ogen al waardevol. Er is niets wat ik kan doen om te zorgen dat God meer van me houdt (er is overigens ook niets wat ik kan doen om ervoor te zorgen dat God minder van me houdt).

In dit verband zijn er prachtige boeken uit de katholieke traditie:

-         Henri Nouwen: ‘Eindelijk thuis’. Een diep kennen van de liefde van de Vader neemt heel veel innerlijke onrust weg en geeft een stevige basis voor het gezond omgaan met tijd, energie, relaties, verantwoordelijkheden e.d.

-         Wil Derkse:  ‘Een leefregel voor beginners. Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven’ (2003). Leef ik met volle bewustzijn? Ben ik er helemaal bij? Heb ik voldoende aandacht voor wat ik echt belangrijk vind en voor diegenen die mijn aandacht nodig hebben? Ook: houd ik vol tot het gestelde doel bereikt is?

-         Anselm Grün: o.a. ‘Innerlijke rust’ (2003).

 

Timemanagement is zelfmanagement

Tijd kun je niet managen, maar je kunt wel jezelf managen in je beschikbare tijd.

Wellicht is dit een teleurstelling voor mensen die denken met een paar eenvoudige tips en trucs volledige controle over hun agenda te krijgen.

Mijzelf managen is soms best lastig en het komt heel dichtbij. Leren ‘nee’ zeggen bijvoorbeeld heeft veel te maken met mijn karakter, mijn verwachtingen en mijn gevoeligheden. Toch is het heel belangrijk. Door ‘nee’ te zeggen geef ik grenzen aan, neem ik mezelf én anderen serieus en schep ik duidelijkheid.

 

Dweilen met de kraan open

Zonder duidelijke doelen en prioriteiten is het in de greep krijgen van de eigen agenda een frustrerende missie. Dan is het bijna dweilen met de kraan open.

Allereerst is het belangrijk om mijn eigen doelen voor de korte en lange termijn helder te hebben. Waar doe ik het voor? Waar wil ik heen? Wat motiveert mij?

Vervolgens bieden ook de speerpunten van de ChristenUnie (landelijk, provinciaal en/of lokaal) houvast bij de keuze om iets wel of niet op te pakken. Binnen het plaatje van de ChristenUnie is het natuurlijk ook belangrijk om te weten wat mijn rol in het geheel is. Prioriteiten stellen wordt al een stukje gemakkelijker als ik mij focus op de taken die voor mijn functie belangrijk zijn.

Bij doelen stellen is het belangrijk om deze SMART te formuleren. Dat betekent onder meer dat doelen specifiek en realistisch moeten zijn en ook zo geformuleerd moeten zijn dat te meten is of ze wel of niet gehaald zijn.

Prioriteiten stellen gebeurt daarna. Dat betekent een rangorde aanbrengen in de doelen, maar ook in de dingen die gedaan moeten worden om die doelen te bereiken.

Begin met de dingen die met relatief weinig inspanning al veel resultaat opleveren. Dat is efficiënt, effectief en motiverend.

 

Belangrijk en/of urgent

Vanuit het bovenstaande is het gemakkelijker om te bepalen wat wel en niet belangrijk is. Want dat is cruciaal in time management. In alle leerboekjes hierover wordt het onderscheid tussen belangrijk en onbelangrijk gecombineerd met het onderscheid in urgent en niet urgent.

Er zijn regelmatig issues die urgent zijn (een journalist wil nú een antwoord) en belangrijk lijken, maar dat niet zijn. Loop niet in de valkuil van de hypes.

Als iets niet belangrijk én niet urgent is, negeer of delete ik het sowieso. Als iets wel belangrijk én urgent is, krijgt het de hoogste prioriteit. Dat lijkt logisch, maar hoe vaak ben ik niet bezig met urgente dingen die eigenlijk niet het belangrijkste zijn op dat moment. En hoe vaak blijven de dingen die belangrijk maar niet urgent zijn niet liggen, omdat ik opgeslokt wordt door wat urgent is? ‘Belangrijk, maar niet urgent’ is typisch de categorie waarvoor tijd ingepland moet worden.

 

Planning

Als ik weet wat mijn doelen en prioriteiten zijn en mede daardoor ook weet wat belangrijk is en wat niet, dan moet ik gaan plannen. Dat moet schriftelijk, al is het maar één A4-tje per week. Dan houd ik het overzicht, schep ik orde en ruimte in mijn gedachten en krijg ik controle. Plannen kost even tijd, maar levert uiteindelijk meer op. Overigens moet het plannen zelf ook op vaste tijden ingepland worden (bijvoorbeeld elke maandagmorgen).

Zo wordt het ook gemakkelijker om ‘nee’ te zeggen, want ik heb zwart op wit waarom ik ergens (nu) geen tijd voor heb.

 

Nog praktischer

Tot slot kan ik nog heel veel praktische tips geven, maar daarvoor ontbreekt de ruimte. Dat komt in een volgend nummer van DenkWijzer of op intranet. Voor de lezer nog twee tips:

1. De cursus Snellezen die de Kaderschool aanbiedt, werkt echt!

2. Op internet is heel veel te vinden over dit onderwerp: