Hoe gaat het? Belang en inhoud van voortgangsgesprekken

 

 

Hoe gaat het?

Belang en inhoud van voortgangsgesprekken

 

Door Erik van Dijk

 

Halverwege de raads- en bestuursperiode 2006-2010 wordt de behoefte aan reflectie breed gevoeld. Fractievoorzitters vragen zich af hoe zij en hun team nog kunnen groeien. Wethouders vragen zich af wat fractie en bestuur van hun functioneren vinden. Bestuursvoorzitters willen de balans wel eens opmaken. En allemaal beginnen ze te denken aan de kandidatenlijst die in het najaar van 2009 vastgesteld moet gaan worden…

Voor al deze vragen biedt de ChristenUnie sinds kort via haar Kaderschool een training Voortgangsgesprekken aan.

 

Het waarom van voortgangsgesprekken

 

Missie

De ChristenUnie ziet het als haar missie te “streven naar een samenleving die meer en meer functioneert naar Gods wil. Om dit doel te bereiken streeft zij ernaar op elk politiek niveau zo krachtig mogelijk vertegenwoordigd te zijn.” Het woord ‘krachtig’ betekent niet alleen hoeveel mensen de ChristenUnie vertegenwoordigen (kwantiteit), maar zeker ook hoe goed ze het doen (kwaliteit). Cruciaal voor onze missie is dan ook dat wij investeren in ‘onze mensen’.

 

Een stimulerende partijcultuur

Voorop staat dat wij bij de ChristenUnie iedereen die actief is voor de partij als mens belangrijk vinden en pas in de tweede plaats als uitvoerders van onze missie. Mensen zijn waardevol. Ze zijn het waard om een geïnteresseerde gesprekspartner te hebben, opbouwende feedback te krijgen en daardoor te groeien. Regelmatige, goede gesprekken dragen eraan bij dat de juiste mensen op de juiste plek functioneren. Daar zijn mensen nu eenmaal gemotiveerder én effectiever. Als de plek ‘niet juist’ is, kan dat uiteindelijk betekenen dat we samen gaan kijken naar een andere plek, maar in eerste instantie moet gekeken worden of ‘de plek’ (bijvoorbeeld werkomstandigheden) kan worden verbeterd. Dienstbaar leiderschap van fractie- en bestuursvoorzitters betekent een gerichtheid op de ontwikkeling van personen.

 

Kwaliteit en professionaliteit

De ChristenUnie wil groeien in kwaliteit. Voortgangsgesprekken zijn een belangrijk instrument om de vinger aan de pols te houden. Hoe gaat het met ‘onze mensen’ en ook met de lokale of provinciale ChristenUnie als geheel? Zitten we op het goede spoor, werken we goed samen? Bij een groeiende politieke partij hoort een stuk professionaliteit. Formeel gezien is er geen werkgever-werknemer-relatie tussen de partij en haar wethouders of raadsleden[1]. Zij krijgen een salaris respectievelijk vergoeding van de gemeente. Politici zitten bovendien juridisch gezien zelfs ‘zonder last’ in de raad. Toch zijn raadsleden en wethouders politiek gezien wel verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de ledenvergadering. Die hebben hen immers op de kandidatenlijst gezet[2] en met een programma op pad gestuurd!

Het bestuur is verantwoordelijk voor de kandidatenlijst, het verkiezingsprogramma en de verkiezingscampagne. Het zou raar zijn als het bestuur na de verkiezingen overal opeens buiten spel staat en pas drie jaar later, als er weer verkiezingen aankomen, om de hoek komt kijken. Het bestuur moet – bijvoorbeeld in de persoon van een politiek secretaris – regelmatig fractievergaderingen en raadsvergaderingen bijwonen om zich een beeld te kunnen vormen van het reilen en zeilen in de politiek. De bevindingen hiervan kunnen worden meegenomen in de gesprekken.

 

Waar gaat het gesprek over?

Voortgangsgesprekken kunnen goede vruchten afwerpen, al is het maar omdat raadsleden, wethouders en anderen eens een keer de gelegenheid krijgen uitgebreid te praten over wat hun bezighoudt. In het dagelijkse contact staat meestal het werk centraal, niet degene die dat werk doet. En zelfs al delen we schouderklopjes of kritische noten uit, in een voortgangsgesprek wordt de balans breder opgemaakt. Dan gaat het om vragen als:

-       Hoe verloopt de onderlinge samenwerking en de communicatie?

-       Hoe zijn de werkomstandigheden?

-       Waar zitten eventueel spanningen?

-       Welke ontwikkelingsmogelijkheden zijn er en wat moet er eventueel worden bijgespijkerd?

-       Welke uitdagingen liggen er in de komende tijd en ziet de gesprekspartner het zitten om daar tegenaan te gaan?

-       Welke resultaten moeten er in de komende periode worden bereikt?

 

Van politici en bestuurders mag verwacht worden dat zij zich volledig inzetten om de doelstellingen van de ChristenUnie te verwezenlijken. Zij hebben echter ook hun eigen ontwikkelingsproces, idealen en belangen. De doelstellingen van de partij aan de ene kant en van politicus of bestuurder aan de andere kant moeten zo goed mogelijk met elkaar in harmonie gebracht worden. Hiermee hebben we de kern van het voortgangsgesprek te pakken.

Een goed gesprek

Het voortgangsgesprek wint aan waarde naarmate de partners beter communiceren. Communicatie is spreken én luisteren. Goed luisteren betekent de ander aankijken, de ander laten uitspreken, kort en bondig weergeven wat de ander zegt, doorvragen wanneer iets niet duidelijk is. Een bestuurs- of fractievoorzitter moet in een voortgangsgesprek vooral van zijn luistervaardigheid gebruikmaken. Goed luisteren is één kant van het gesprek. De juiste vragen stellen is de andere kant. Ook in de vraagstelling moet zich de interesse voor de gesprekspartner weerspiegelen. Open vragen geven de ander ruimte zich vrijelijk uit te drukken en creatief na te denken.

 

Tot slot vier voorwaarden voor een goed voortgangsgesprek:

1. Veilig

Voor een effectief gesprek is het nodig dat de informatie wordt uitgewisseld in een sfeer van veiligheid, respect en vertrouwen. Als dat ontbreekt, dan zal feedback alleen maar leiden tot verkeerde interpretaties, misverstanden en weerstand.

Ook structuren bieden veiligheid. Zet fractiereglement, verwachtingen, doelen en afspraken op papier.

2. Gezamenlijk

Een voortgangsgesprek hoort tweerichtingsverkeer te zijn. Hoe kunnen we elkaar helpen?

3. Eerlijk

Van te voren moet duidelijk zijn wat de bedoeling en het karakter van het gesprek is. Het gesprek kan het beste plaatsvinden aan de hand van een profielschets en een gespreksformulier. Wat van de gesprekspartner verwacht wordt, mag geen verrassing zijn. Als er moeilijke dingen besproken moeten worden, draai dan niet om de hete brij heen, maar wees op een liefdevolle manier duidelijk naar elkaar.

4. Opbouwend

Het is onze Bijbelse opdracht om anderen op te bouwen, te bemoedigen en te dienen, zodat ze kunnen groeien.

 

 

 

 

 

 

 



[1] Lees bij raadsleden ook steeds: ‘statenleden’; bij wethouders: ‘gedeputeerden’; en bij gemeente: ‘provincie’.

[2] Op een enkele wethouder of gedeputeerde van buiten de raad of staten na.